Rechnung schreiben als Handwerker: Pflichtangaben und was viele vergessen

Was das Finanzamt auf jeder Rechnung sehen will

Rechnung schreiben als Handwerker klingt erstmal simpel. Stunden eintragen, Preis drauf, fertig. In der Praxis fehlen auf vielen Handwerkerrechnungen aber Angaben, die das Finanzamt zwingend verlangt. Die Folge: Der Auftraggeber kann die Vorsteuer nicht ziehen, mahnt die Rechnung zur Korrektur an, und die Zahlung verzögert sich.

Die Grundlage ist Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Er gilt für alle Unternehmer, also auch für Einzelkämpfer, Kleinstbetriebe und GmbHs im Handwerk.

Pflichtangaben auf einer Handwerkerrechnung:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (dein Betrieb)
• Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers (dein Auftraggeber)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oft vergessen: nicht das Rechnungsdatum, sondern wann die Arbeit tatsächlich erledigt wurde)
• Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
• Anzuwendender Steuersatz (7 % oder 19 %) und der darauf entfallende Steuerbetrag
• Gesamtbetrag brutto

Bei Rechnungen unter 250 Euro brutto gilt eine vereinfachte Regelung: Steuernummer, Entgelt und Steuerbetrag reichen dann aus, zusammen mit Name und Anschrift des Ausstellers.

Die häufigsten Fehler in der Praxis

Der klassische Fehler: „Arbeit auf Baustelle" als Leistungsbeschreibung. Das reicht nicht. Das Finanzamt will wissen, was genau gemacht wurde. „Verlegung von 42 m Kupferrohr DN15 im EG, inklusive Dämmung nach EnEV" ist eine saubere Beschreibung. „Sanitärarbeiten" ist es nicht.

Ein weiterer Fehler: Das Leistungsdatum fehlt komplett oder wird mit dem Rechnungsdatum gleichgesetzt. Wenn du im März auf einer Baustelle warst und die Rechnung im April schreibst, muss der März auf der Rechnung stehen, nicht der April.

Kleinstbeträge unter dem Schwellenwert werden manchmal aufgeblasen auf mehrere Rechnungen, um Anforderungen zu umgehen. Das ist riskant und unnötig.

Wenn du Kleinunternehmer bist

Wer unter der Kleinunternehmergrenze liegt (aktuell 22.000 Euro Umsatz im Vorjahr, ab 2025 gilt eine neue EU-Regelung), stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Dann muss auf der Rechnung stehen, dass du nach Paragraph 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnest. Den Hinweis vergessen viele.

Warum das alles trotzdem schnell gehen kann

Zwischen Baustelle und Büro bleibt oft wenig Zeit. Trotzdem lohnt es sich, eine Vorlage einzurichten, die alle Pflichtfelder fest enthält und nur noch ausgefüllt werden muss. Wer oft unterwegs ist, greift gern zu Apps, die das direkt vom Smartphone aus erledigen. Skava zum Beispiel lässt sich Leistungen per Sprachnotiz diktieren und baut daraus eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben, inklusive Logo.

Entscheidend ist: Die Rechnung muss beim ersten Versand korrekt sein. Korrekturen kosten Zeit, verzögern Zahlungen und hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck.